Uvod

Digitalizacija poslovnih procesa u suvremenoj organizaciji donosi prednosti povećane produktivnosti, učinkovitosti organizacije i omogućuje upravljanje na bazi podataka u stvarnom vremenu. Ovisno o platformi za digitalizaciju, implementacija se postiže korištenjem programera i/ili BPM stručnjaka, što može rezultirati značajnim troškovima i duljim vremenom do proizvodnje jer je pronalazak takve vrste osoblja ograničen. Moderna BPM rješenja, poput Sky.Flow BPM-a, nude višu razinu BPM dizajna i mogu rezultirati implementacijom koju izvodi obučeni informatičar, ali ipak zahtijeva malo specijalizacije. Sve to može dovesti do toga da organizacija implementira digitalizaciju u osnovne, najugroženije poslovne procese. Uz Sky.Flow on-demand Workflows želimo omogućiti krajnjim korisnicima da pokriju sve druge slučajeve upotrebe. Funkcionalnosti koje nisu dovoljno velike, nisu dovoljno specifične ili bi jednostavno koštale previše da prođu kroz standardni ciklus izvedivosti, zahtjeva, implementacije, testiranja i još mnogo toga. Ova funkcionalnost i dalje pruža isto poboljšanje organizacijske učinkovitosti organizacije, kao i implementaciju ključnih procesa. To može uključivati od najjednostavnijih "odobriti neku ad hoc aktivnost", "odobriti ovaj dokument" ili stvaranje lanca zadataka za dovršetak procesa koji nije obuhvaćen trenutnom aplikacijom.

Što možete postići

Neki od jednostavnih primjera zahtjeva mogu biti:

  • Zamjena pojedinačnih odobrenja zahtjeva iz e-pošte: Zahtjev za aktivnost od zaposlenika ili odobrenje od uprave za aktivnost. Tražena osoba će i dalje dobiti e-mail, ali će se aktivnost pratiti putem BPM sustava. To uključuje poruku zahtjeva, vrijeme kreiranja, dodjelu i ishod. Sustav će također povremeno obavještavati traženu osobu o zadatku koji nije dovršen.
  • Zamjena aktivnosti e-pošte zahtjeva za više osoba: Umjesto slanja zahtjeva za odobrenje velikoj skupini zaposlenika istovremeno putem e-pošte, zahtjev se može podijeliti na manje grupe zaposlenika ili na popis pojedinačnih aktivnosti koje se obavljaju XXX
  • Zamjena odobrenja dokumenta iz e-pošte: Sustav e-pošte može predstavljati sigurnosni problem u dijeljenju informacija jer ne može implementirati istu razinu sigurnosti kao BPM ili DMS sustav. Jednostavno odobrenje dokumenta može se koristiti za čuvanje dokumenta na predviđenom mjestu – DMS/BPM i korištenje Sky.Flow On-demand Workflow funkcionalnosti pri izvršavanju poslovnog procesa. To može uključivati ​​čuvanje svih komentara, izvješća, dodatnih dokumenata i ostalih informacija na istom mjestu povezne uz isto odobrenje.
  • Implementirajte praćenje dokumenata: Kreirajte prateću aktivnost kada se dokument određene vrste unese u sustav. Izrada dokumenta može pokrenuti jednostavnu naknadnu dodjelu jednom korisniku ili popisu korisnika u kojem svi mogu izvršiti neke aktivnosti za dokument. Ili čak samo usmjerite aktivnost na odgovarajuću osobu. Primjerice,zamjenik može primiti sve dokumente za odjel koji nisu obuhvaćeni implementacijom poslovnih procesa (organizacija obično implementira procese za obradu računa, upravljanje ugovorima itd.). Tada zamjenik može proslijediti aktivnosti tijeka rada odgovornoj osobi u odjelu ili samo arhivirati nešto ako je nebitno.

Funkcionalnosti

Sky.Flow radni tijekovi na zahtjev mogu se pokrenuti na tri načina: korisnik pokreće novi tijek rada pomoću "Pokreni tijek rada" dostupnog na stranici "Moji zadaci" i na izborniku aplikacije; desnom tipkom miša kliknite datoteku u spremištu i odaberite 'Pokreni tijek rada' ili priložite definiciju tijeka rada razredu Sky.Flow DocPortal. Kada je priključen na razred, sustav će započeti radni tijek svaki put kada se novi dokument klasificira kao odabrani razred. Tijekovi rada započeti iz spremišta ili po sustavu nakon klasifikacije automatski imaju priložen dokument. Korisnici mogu vidjeti priloženi dokument prilikom izvršavanja zadataka tijekova rada. Ako je tijek rada pokrenut iz korisničkog dokumenta privitak nije obavezan.

Radni tijek se može prilagoditi pomoću nekoliko svojstava:

  • Postaviti proizvoljan broj zadataka koje treba izvršiti

  • Svaki zadatak može imati jednog dodijeljenog ili više kandidata ili dovršetak aktivnosti zadatka

  • Tijek rada može imati opis zadatka i svaki zadatak može imati specifičan opis

  • Opcije prethodnog odobravanja/dodjela za korisnike koji su određeni zadatkom:

  • Prethodno odobrenje omogućuje korisnicima da zatraže prethodno odobrenje od osobe ili popisa osoba koje nisu definirane u definiciji tijeka posla, a kada ta osoba završi zadatak ili sve osobe na popisu, tijek rada se vraća inicijatoru predodobrenja. Na primjer: prije nego što upravitelj odobri račun za plaćanje, on /ona može zatražiti predodobrenje računa za opremu od osobe koja je naručila opremu

  • Opcija dodjele zadataka zamjenjuje trenutnog nositelja zadatka s jednom ili više osoba. Na primjer, pomoćnik odjela može distribuirati ulazne dokumente odjela odgovarajućim osobama

  • Korištenje prethodnog odobrenja i tijeka rada može se dodatno prilagoditi tako da odgovara funkcijama zahtjeva

  • Korištenjem 'Vrati mi se kada završi' inicijator tijeka rada se može obavijestiti i može mu se dodijeliti zadatak kada su svi koraci tijeka rada dovršeni

  • Opcije izvješćivanja: dodajte dodatnu opciju zajedničkog slanja poruka za korisničke zadatke izvršavanja, zajedno s komentiranjem pojedinačnih zadataka. To se dalje može koristiti za generirane dokumente koji izvještavaju o tijeku rada

  • Svaki tijek rada može imati identifikator koji može pružiti prilagođeno izvješćivanje o više tijekova rada

Ostale funkcionalnosti koje su opisane na web-mjestu za dokumentaciju Sky.Flow Online nalaze se na poveznici na kraju dokumenta

Više…

Sciomagis Sky.Flow radni tijekovi na zahtjev mogu se prilagoditi svakom konkretnom kupcu. Ako imate konkretan zahtjev, kontaktirajte nas pomoću opcija u nastavku i možemo s vama raditi na zahtjevima i predložiti vam rješenje.